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第二部分会计软件的初始化设置共55页文档_图文


第二章 会计软件的初始化设置





? 通过本章的学习,使学生理解会计软件初始化 的涵义与任务,熟练掌握初始化设置中各项工

职 业

作的操作。









精 品 课 程
会计电算化

基本内容框架



1

2



账套管理
新建账套、修改账 套、删除账套、年 度账管理

账套数据备份

及恢复

账套数据备份、账

套数据恢复

3







4



操作员管理 基础设置



用户与角色、财务 部门档案设置、职



分工

员档案设置、往来

单位设置、会计科 目设置、项目档案



设置、凭证类别设



置、收付结算设置




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南 由于商品化会计软件具有通用性的特点,使得 充 各单位在开始使用软件时,首先要针对本单位 职 的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求 业 对它进行具体设置,这种工作称为系统初始化。 技 初始化包括两个部分:系统管理和基础设置。 术
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新用户操作流程

初始化的业务流程:



启动系统管理







以系统管理员Admin身份登录





新建账套




增加用户、角色



设置角色、用户权限





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启用各相关系统



老用户操作流程
初始化的业务流程:
启动系统管理
以账套主管注册登录 建立下一年度账 结转上年数据 启用各相关系统
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进行新年度操作



第一节 账套管理

? 一、新建账套

南 充

?建立账套,即采用财务软件为本企业建立一套账 职

簿文件。首次使用总账系统时,应根据企业的具 业

体情况进行账套参数设置。



? 主要包括:核算单位名称、所属行业、启用时间、术

编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数 学

据输入、处理、输出的内容和形式。



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? (一)设置账套信息

南 充

?设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套 职

路径及启用会计期。











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以系统管理员注



册,单击“账套” 菜单中“建立”



即可新建账套。













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? (二)输入单位信息

南 充

?输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单 职

位地址及法人代表等相关信息。











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? (三)确定核算类型

南 充

?确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类 职

型、行业性质及账套主管。











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? (四)确定分类信息

南 充

?如果用户的存货、客户、供应商相对较多,可以 职

对它们进行分类核算。











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? (五)确定编码方案

南 充

? 确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。职











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? (六)确定数据精度

南 充

?数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位 职

对数量、单价的核算精度要求不一致,为了适应 业

不同的需求,系统提供了自定义数据精度的功能。技







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? 二、修改账套



?经过一段时间运行,如果发现账套的某些信息需 职

要修改或补充,可以通过修改账套功能来完成。 业

此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。 技

? (一)注册



?若当前操作员不是要修改账套的主管,则应在 学

“系统管理” 中更换操作员。



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? (二)修改账套



? 以要修改账套的账套主管的身份注册后,单击 “账套”菜单中的“修改”选项,进入“修改账 套”对话框。修改完成后,如果确认已修改的内 容,应单击“完成”按钮,否则单击“放弃”按 钮,放弃已经进行的修改操作。

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以账套主管注册“系统管

理”,在“账套”菜单中单 击“修改”即可修改或查看



账套信息。















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? 三、删除账套

南 充

?在账套输出时,选择删除账套,在“删除当前输 职

出账套”前的方框单击打勾。只有系统管理员才 业

有权进行账套输出。









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? 四、年度账管理

南 充

?每个账套中一般存放不同年度的会计数据,为方 职

便管理,不同年度的数据存放在不同的数据表中,业

称为年度账。年度账套的管理是由账套主管来完 技

成的。



?对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应 学

的系统路径。年度账管理包括年度账的建立、清 院

空、引入、输出和结转上年数据。 精






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? 【提示】账套和年度账的区别

南 充

?账套是年度账的上一级,账套是由年度账组成。 职

首先有账套然后才有年度账,一个账套可以拥有 业

多个年度的年度账。对于拥有多个核算单位的客 技

户,可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)术。





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第二节 账套数据备份及恢复



? 一、账套数据备份



? 会计数据备份即账套输出,是将财务软件所产生 的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其 目的是长期保存,防备意外事故造成的硬盘数据 丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输 出账套的功能。

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? 二、账套数据恢复

南 充

?会计数据恢复即账套引入,是指把软盘上或硬盘 职

上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还 业

允许将系统外某账套数据引入本系统中,从而有 技

利于集团公司的操作。







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第三节 操作员管理



? 一、用户与角色



? (一)角色管理



?角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织, 业

这个角色组织可以是实际的部门,可以是由拥有 技

同一类职能的人构成的虚拟组织。如:实际工作 术

中最常见的会计和出纳两个角色。角色管理包括 学

账套中角色的增加、删除、修改等维护工作。 院

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? ?

(二)用户管理 主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护 工作。

南 充 职

? 思考:用户和角色有何区别?



? (1)用户和角色设置不分先后顺序,用户可以根技

据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来 术

说,应该首先设定角色,然后分配权限,最后进 行用户的设置。这样在设置用户的时候,如果选 择其归属那一个角色,则其自动具有该角色的权

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限。








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? (2)一个角色可以拥有多个用户,一个用户也可充

以分属于多个不同的角色。



? (3)若角色已经在用户设置中被选择过,系统则业

会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属 技

用户名称的列表中。



? (4)只有系统管理员有权限进行本功能的设置。学



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? ?

二、财务分工
财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上: 系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明 细权限设置。

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?

操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进 行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进

技 术

行权限设置。



?明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员 院

的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进 精

行设定。






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? (一)增加操作员权限

南 充

?由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的 职

某些功能的操作权限,因此,在设置操作员和建 业

立该核算账套之后,可以在操作员权限设置功能 技

中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。术





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? ?
?

(二)修改操作员权限
修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除 操作员权限。
1、设定或取消账套主管

南 充 职 业 技

? 账由首放系套先弃统主在账管管 “ 套的 操 主理设 作 管员立 员 资进首权格行先限的账在”操套建左作主立边员管账窗,的套口然设时中后定指选在与定 界择放, 面欲弃修 右设的改 上定操时 角或作,术 学 院

选择账套,最后选中旁边的“账套主管”复选框。精






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? 2、删除操作员权限



?系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作 业

员已拥有的权限进行删除。









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第四节 基础设置

? 一、部门档案设置

南 充

?部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部 职

门名称,以及要进行个人核算的往来个人所属的 业

部门。部门档案需按照已定义好的部门编码级次 技

原则输入,包括部门编码、名称、负责人、部门 术

属性等信息。





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? 二、职员档案设置

南 充

?职员档案主要用于设置要进行个人核算的往来个 职

人的名称以及其它模块所涉及的职员名称,即记 业

录本单位使用系统的职员列表,包括职员编号、 技

名称、所属部门及职员属性。







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? 三、往来单位设置

南 充

? (一)客户档案



?企业如果需要进行往来管理,那么必须进行将企 业

业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户 技

档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询 术

等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客 学

户的档案资料,应先行在本功能中设定,平时如 院

有变动应及时在此进行调整。客户档案卡片包括 “基本”、“联系”、“信用”、“其他”四张 选项卡。

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? 注意: ? (1)客户档案必须在最末级客户分类下增加。

南 充 职

? (2)客户分类编码必须唯一。



? (3)客户分类编码必须与所设定的编码级次结构技

相符。



? (4)客户编码、名称和简称必须输入,其余可以学

忽略。“联系”选项卡内容可以为空。



? (5)销售管理系统或应收账款核算系统启用后,

“信用”选项卡中的应收余额由系统自动维护。 精

? (6)输入各项内容后,必须单击“保存”按钮,品

否则表示放弃。





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? (二)供应商档案

南 充

?企业如果需要进行往来管理,那么必须将企业中 职

供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应 业

商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和 技

查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理 术

的供应商户的档案资料,应先行在本功能中设定,学

平时如有变动应及时在此进行调整。



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? 注意:

南 充

? (1)供应商档案必须在最末级供应商分类下增加职。

? (2)若无供应商分类,则将供应商归入无供应商业

分类。



? (3)关于设置供应商档案的详细内容请参照设置术

客户档案的操作步骤。





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? 四、会计科目设置



? 设置会计科目就是将会计科目逐一地按系统要求 描述给系统。您可根据系统特点,充分利用计算 机处理的优势,对原有手工科目进行优化组合。 软件事先给您预设了一级会计科目,只需要进一 步设定其他低级科目即可。

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?

财务软件中所采用的一级会计科目,必须符合国 家会计制度的规定;而明细科目,各使用单位则

南 充

可根据实际情况,在满足核算和管理要求以及报 职

表数据来源的基础上,自行设定。具体设置原则 业

如下:



?第一:会计科目的设置必须满足会计报表编制的 术

要求,凡是报表所用数据,需要从总系统中取数 学

的,必须设立相应的科目。



?

第二:会计科目的设置必须保持科目与科目间的 协调性和体系完整性。不能只有下级科目,而没 有上级科目;既要设置总账科目又要设置明细科

精 品

目,用来提供总括和详细的会计核算资料。 课



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?

第三:会计科目要保持相对稳定,会计年中不能 删除;如使用不能增设下一级明细科目。会计科

南 充

目名称的设置,一级会计科目名称按国家会计制 职

度的规定,明细科目的名称要通俗易懂,具有普 业

遍的适用性。



?第四:设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。 术 在总账系统中,只有末级会计科目才允许有发生 学

额,才能接收各个子系统转入的数据,因此,要 院 将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。







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? (一)增加会计科目

南 充

? (二)修改会计科目



? (三)删除会计科目



?如果某些科目目前暂时不用或不适合企业科目体 技

系的特点,可以将其删除。



?

【提示】如果科目已制单或已录入期初余额,则 不能删除。

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?被指定为现金银行科目的会计科目不能删除;如 精

果想删除必须先取消指定。






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? (四)指定会计科目

南 充

?指定会计科目是指定出纳的专管科目。将库存现 职

金科目设为现金总账科目,将银行存款设为银行 业

总账科目,只有设置成指定科目,才能执行出纳 技

签字功能,才能查看库存现金和银行存款日记账。术

?【提示】一般情况下,库存现金科目要设为日记 学

账;银行存款科目要设为银行账和日记账。 院

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? (五)设置辅助核算标记:



?一个科目设置了辅助核算后,它所发生的每一笔 业

业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行 技

辅助核算的内容主要有:部门核算、个人往来、 术

客户往来、供应商往来及项目核算等。





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? 注意:

南 充

? (1)管理费用应设成部门核算。



? (2)生产成本设成项目核算。



? (3)应收账款设成客户往来核算。



? (4)应付账款设成供应商往来核算。 ? (5)其他应收款设成个人往来核算。

术 学 院

? (6)辅助账类必须设在末级科目上,但为了查询

或出账方便,可以其上级和末级科目上同时设置 精

辅助账类。






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? ?

五为借与了、助管满项于理足目 计 功档 算 能企案 机 模业设 处 块的置理,实数为际据企需的业要特定,点义在,了计设多算计个机了种账项类务目的系核项统算目中,南 充 职 业

核算,将具有相同特性的一类项目定义成一个项 技

目大类。一个项目大类可以核算多个项目,为了 术

便于管理,企业还可以对这些项目进行分级管理。学

通过该功能模块,不仅可方便地实现对部分成本 院 费用和收入的按项目核算,而且为这些成本费用 及收人情况的管理提供了快速方便地辅助手段。 精 因此,系统要求在建立会计科目时,先设置相关 品

的项目核算科目,然后再定义项目目录。




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? (一)定义项目大类

南 充

?项目大类即项目核算的分类类别。如:主营业务 职

收入按产品项目核算,其项目大类可定义为产品 业

核算。



? (二)指定核算科目



?指定核算科目就是具体指定需按此类项目。 学

? (三)定义项目目录



?定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输 精

入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所 品

定义的栏目名称或数据。




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? 注意:



? (类1后),必才须能将定需义进项行目项和目目核录算。的科目设置为项目账充 职

? (2)如果使用存货核算系统,可以在此选择“使业

用存货目录定义项目”,即使用存货系统中已定 技

义好的存货目录作为项目目录。



? (会算3计,)科其项目 项目名 目大称 大类。 类的如名名:称称在应是建为该工工类程程项按项目具目的体而总不工称是程,在项而建目不工核是学 院

程。








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? (会4计)科一目个只项能目指大定类一可个以项指目定大多类个。会计科目,一个南 充 职

? (5)不能隔级录入分类编码。



? (6)若某项目分类下已定义项目,则不能删除,技

也不能定义下级分类,必须先删除项目,再删除 术

该项目分类或定义下级分类。



? (7)不能删除非末级项目分类。



? (8)标识结算后的项目将不能再使用。








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? ?

六、凭证类别设置 在电算化方式下同手工方式下一样,可根据企业 管理和核算要求,将会计凭证进行分类编制,系

南 充 职

统提供了设置凭证类型的功能,便于管理、记账 业

和汇总。但是,无论如何分类,都不会影响记账 结果。第一次使用总账系统首先应正确选择凭证 类别的分类方式。

技 术

? ?

(一)选择凭证类别 在开始用计算机录入凭证之前,应在系统中设置

学 院

凭证类别,如凭证、付款凭证、转账凭证。凭证 类别可根据需要进行设置。系统提供了常用的分 类方式,可供选中。

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? (二)确定限制条件

南 充

?选择“分类方式”后,如果所使用的凭证类别有 职

限制,可以相应地设置该种凭证的限制条件,以 业

便提高凭证处理的准确性。



?【说明】凭证类别的限制条件是指限制该凭证类 术

别的使用范围。





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? 七、收付结算设置



?该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的 充 货币结算方式。它与财务结算方式一致,如现金 职

结算、支票结算等。



? 注意:



? (1)必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入术。

? (2)结算方式的录入内容必须唯一。



? (3)票据管理的标志可以根据实际情况选择是否院

需要。



? (4)结算方式的编码规则已经在建立账套时设定品,

如果要修改,可以在系统控制台中的基础设置中 课

进行。



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小结

南 充

1、初始化设置包括哪些内容?



2、系统管理员和账套主管的区别。 3、会计科目设置的内容包括哪些。

业 技 术

4、如何进行凭证类别设置。



课后作业:



南充职业技术学院《会计电算化》精品课程习题集精。






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谢谢!
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